Nieuw in PC-Coiffure 2002-3.1.2

Voltooid: in 2002

Urenregistratie: Openingstijden
Lees ook, door op <F1> te drukken, de helptekst. Deze helptekst is bij elk veld waarin u iets kunt invullen of wijzigen aanwezig. Bij afwijkende openingstijden (t.w. gesloten, een gedeelte van de dag gesloten of geopend op een dag waarop u normaal gesloten bent ) kunt u uitgebreid aangeven wat de reden van wijziging is en of deze wijziging voor de hele dag of voor een gedeelte van de dag geldt. Als u een hele dag, bijvoorbeeld door vakantie, gesloten bent, kunt u dit aangeven en deze reden wordt ook automatisch bij de medewerkers die deze dag zouden werken geplaatst.

Urenregistratie: Werktijden medewerkers
Lees ook, door op <F1> te drukken, de helptekst. Deze helptekst is bij elk veld waarin u iets kunt invullen of wijzigen aanwezig. Veel uitgebreid kunt u de afwijkingen van de werktijden van de medewerker aangeven. Deze afwijkingen vallen volgens de CAO in drie groepen uiteen, wij hebben er vier van gemaakt::

1. ziek, 
2. snipperen (snipperdagen en vakantie), 
3. bijzonder verlof (trouwen, verhuizen, artsenbezoek enz.),
4. en voor de altijd aanwezige uitzonderingen hebben we een groep Overig gecreëerd.

Ook kunt u aangeven of een medewerker extra- of minder werkt en of dit gecompenseerd wordt in tijd. Voorbeeld: een medewerker gaat vandaag een uur eerder naar huis omdat het rustig is en werkt morgen een kwartier langer omdat het druk is. Bij snipperen worden 45 minuten geboekt.

Bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Overzichten>> Rapporten>> Medewerkers>> Tijdregistratie Medewerk(st)ers per periode of >>Tijdregistratie Medewerk(st)ers per jaar -- vindt u een overzicht per medewerker per periode of per jaar verdeeld over de vier genoemde groepen.

Bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Basisgegevens invullen/wijzigen >> Medewerk(st)ers >> Tijdregistratie Medewerk(st)ers kunt u ook het verleden van de medewerker zien en wijzigen.

Ook nieuw: bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Basisgegevens invullen/wijzigen >> Medewerk(st)ers >> kunt u nu ook de vaste niet effectieve uren vastleggen. Een voorbeeld: zaterdagsmiddags wordt het laatste halfuur door deze medewerker besteed aan schoonmaken. Zij is dus wel aanwezig, maar niet effectief. Het scherm ziet er dan zo uit:
 
Veel sneller afrekenen
Lees ook, door op <F1> te drukken, de helptekst. In het Sneltoetsenscherm staat de tekst F1=Help als er help beschikbaar is.

1. Als u een artikel of behandeling klaar gezet hebt om af te rekenen, ziet u deze staan op de z.g.n. afrekenregel. Als u nu nog een artikel of behandeling toe wilt voegen moest u (tot op heden) op <Enter> drukken, voor toevoegen kiezen en daarna kon u de volgende behandeling of artikel toevoegen. Vanaf nu kunt u, terwijl u op een afrekenregel staat , direct de afkorting van behandeling of artikel intikken of, nog gemakkelijker, de barcodescanner gebruiken. Ook dit scheelt u bij iedere tweede, derde, enz. behandeling c.q. artikel minimaal twee tot vier maal op <Enter> drukken. Lijkt niet veel, maar toch…
   
2. Tijdens het afrekenen van een behandeling of een artikel komt u “langs” een veld <Vrij invulbare notitie>. Ons is gebleken dat veel gebruikers dit veld niet gebruiken.
   Bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Vaste Instellingen>> Daggebruik Instellingen -- kunt u het vinkje bij <Vrije notitie Klant Afrekenen? weghalen.
    
   Bij het afrekenen van een behandeling of een artikel ziet u dit veld niet meer. Dit scheelt u éénmaal op <Enter> drukken bij iedere behandeling of artikel die u afrekent. Lijkt niet veel, maar toch…

(LET OP: Dit heeft wel tot gevolg, dat u b.v. met <F2 > de in het verleden gemaakte notities niet meer ziet. Dit geldt zowel voor behandelingen als voor artikelen, maar als u deze notities toch al nooit maakte…..)

Verder zijn er een aantal zaken, die met het afrekenen te maken hebben, gewijzigd:

Kassabon met naam medewerker
Op de kassabon kunt u nu de voornaam of, als u de voornaam niet bij de medewerkergegevens hebt gezet, de initialen van de medewerker laten vermelden, die de afrekening heeft gedaan. Ook kunt u een tekst hierbij plaatsen. Er staat dan bijvoorbeeld op de kassabon “U hebt afgerekend met Jaqueline”.
Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Vaste Instellingen>> Daggebruik Instellingen.
 
Zet een vinkje achter “Medewerker op kassabon?”. Zet achter “Tekst” de tekst die u voor de naam van de medewerker wilt hebben. Bijvoorbeeld “U hebt afgerekend met”.

Kassabon is gedetailleerder geworden
Als u van één artikel er meerdere aan dezelfde klant verkocht hebt, dan staat er net als voorheen de totaalprijs op de kassabon. Daarnaast staat ook de stuksprijs vermeld. Als u over een gedeelte van de afrekening korting hebt gegeven, staat deze korting duidelijker vermeld op de kassabon

De hoogte van het wachtbestand
De hoogte van het wachtbestand past zich automatisch aan aan het aantal klanten dat u in het wachtbestand zet. Bij meer dan 17 klanten in het wachtbestand blijft de hoogte ongewijzigd.

Barcodestickers voor artikelen printen
Omdat de barcodescanner steeds meer gebruikt wordt (denk nu aan de optie om direct vanaf de afrekenregel een artikel te kunnen scannen) en er toch nog veel merken zonder barcode zijn, is bij een testgroep de volgende mogelijkheid met veel enthousiasme ontvangen.

Er is een uitgebreide optie gemaakt om zelf prijsstickers voor artikelen te maken. Op deze stickers komt te staan: de naam van uw kapsalon plus de vestigingsplaats, de naam en de prijs van het artikel en de barcode. U kunt hierbij kiezen in welke kleur u deze sticker wilt printen (mits u een kleurenprinter hebt….). Deze barcode wordt ook geprint als de leverancier dit artikel geen barcode heeft gegeven. De optie om deze stickers te printen vindt u bij: Hoofdmenu PC-Coiffure>> Daggebruik>> Voorraadbeheer.

Voorbeeld: u hebt vandaag een levering van uw leverancier ontvangen. U gaat naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Daggebruik>> Voorraadbeheer>> Inboeken/Afboeken Artikelen --.  U past uw voorraad aan. Daarna gaat u naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Daggebruik>> Voorraadbeheer>> Barcode stickers voor artikelen -- en u kunt de juiste hoeveelheid stickers van de vandaag ingeboekte artikelen printen.

Ook kunt u van de totale voorraad in één keer voor alle artikelen de stickers printen. Dit kan ook per leverancier of per artikel, waarbij u aan kunt geven hoeveel stickers per artikel u wilt.

Verbeterd voorraad beheer
Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Daggebruik>> Voorraadbeheer>> Inboeken/Afboeken Artikelen --.  Het in- en afboeken van artikelen zit nu onder één menuknop. U kunt dus in hetzelfde scherm zowel artikelen in- als afboeken. Ook ziet u in dit scherm de oude en de nieuwe voorraad. Als gemakkelijk hulpmiddel hebben we ook de mogelijkheid om de barcodescanner te gebruiken toegevoegd.

Ook belangrijk, er is nu een overzicht van in- en afgeboekte artikelen gesorteerd op de reden van in- of afboeken. U krijgt dus een overzicht welke produkten u door inkoop ingeboekt hebt en bijvoorbeeld welke produkten afgeboekt zijn voor zakelijk gebruik. Dit overzicht vindt u, door te gaan naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Daggebruik>> Voorraadbeheer>> Overzicht In- Afgeboekte Artikelen --.
Als u een vinkje plaatst bij "Details?" ziet u op het overzicht ook wie artikelen in- of afgeboekt heeft.

Favoriete overzichten
Zoveel mensen. zoveel wensen… Het aantal overzichten dat vanuit PC-Coiffure gegenereerd kan worden, mag gerust aanzienlijk genoemd worden. Echter eenieder heeft zijn favoriete overzichten, en als dit nu bij iedereen gelijk zou zijn…. geen probleem, maar... Daarom kunt u vanaf nu uw eigen menu samenstellen met daarin uw eigen TopTien Overzichten.

Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Favoriete Overzichten>> Samenstellen Menu Favoriete Overzichten -. Druk op <Enter>. Kies <Beschikbaar> en kies een overzicht. Druk op <Enter> en kies <Selecteer>. U ziet nu het door u gekozen Overzicht in het rechter scherm gedeelte staan. Druk opnieuw op <Enter> en kies <Naar Beschikbaar>. U staat weer in het linker scherm gedeelte. Kies een volgende favoriet en herhaal de procedure. Ga door tot al uw favorieten in het rechter scherm gedeelte staan. Het voordeel van deze TopTien is dat dit er ook vijf mogen zijn, en misschien ook wel twaalf….

Als u al uw favorieten in het rechter scherm gedeelte hebt staan, kunt u de volgorde gaan bepalen. De meest gebruikte bovenaan en de minst gebruikte……. juist. Dit doet u met de menuoptie <Regel op> en <Regel neer>, of door op de pijltjes rechts op het scherm te klikken. Als u dit gedaan hebt kiest u voor <Opslaan>. Uw favoriete overzichten staan nu in: -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Favoriete Overzichten.

Nieuwe overzichten

• Taak en Omzet per Medewerker:
  Naar dit overzicht is heel veel vraag geweest. Als u uw medewerkers een taak hebt gegeven, dan kan deze medewerker zelf bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Daggebruik>> Taak en omzet per MW -- op ieder moment van de dag zien hoever ze hier mee gevorderd is.
  Bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Overzichten>> Rapporten>> Medewerkers -- kunt u ditzelfde overzicht vinden.
  Als u niet wilt dat uw medewerkers hun taak en de behaalde omzet kunnen zien, dan kunt u deze optie uitzetten door bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Vaste Instellingen>> Daggebruik Instellingen - de optie ‘Taak en Omzet per MW in menu?’ uit te “vinken”.
  
  Hoe geeft u uw medewerkers een taak? Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Basisgegevens Invullen/Wijzigen>> Medewerkers>> Overzicht Medewerkers - kies de medewerker druk op <Enter> en kies <Wijzigen>. Op het veld waarin u de taak voor de medewerker kunt invullen vindt u een uitgebreide helptekst door op F1 te drukken.
  
• Omzet per uur:
  Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Overzichten>> Rapporten>> Omzet>> Omzet per Uur -- . In dit overzicht kunt u de gerealiseerde omzet per uur en per weekdag zien in staafdiagrammen.
  
• Omzet per Periode en per Afdeling:
  Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Overzichten>> Rapporten>> Omzet>> Omzet per Periode en per Afdeling -- . In dit overzicht ziet u de omzet per periode en per afdeling. U kunt hierbij kiezen voor een eenvoudig of een gedetailleerd overzicht.
  
• Overzicht In/Afgeboekte artikelen:
  Lees bij: Verbeterd voorraadbeheer.

Heel veel meer

• Daggebruik: zoeken op telefoonnummer, postcode of geboortedatum.
  Het zoeken op telefoonnummer is aanmerkelijk verbeterd. Moest u tot nu het telefoonnummer exact zo intikken als deze vermeld was in PC-Coiffure, d.w.z. inclusief haakjes en spaties (b.v. (012) 34 56 789), vanaf nu volstaat het intikken van alleen de cijfers (dus: 0123456789) en er wordt perfect gezocht. Klik hiervoor in het klantenoverzicht met de muis op het woord Telefoon en tik het nummer in. (Klik nadat u het nummer gevonden hebt wel weer even op het woord Naam, want anders kunt u, of degene die na u komt, niet meer zoeken op naam.)
  
  Het zoeken op Postcode gaat hetzelfde. In plaats van 1234 AF kunt u nu intikken 1234af. Dus zonder spatie en het maakt niet uit of u hoofdletters dan wel kleine letters gebruikt.
  
  Het zoeken op geboortedatum is eigenlijk alleen belangrijk om te weten wie er vandaag, dan wel morgen of overmorgen jarig is. Tot nu toe, als u klikte op Geb.dd, werden de klanten op geboortedatum gesorteerd. De oudste stond bovenaan en de jongste onderaan de lijst. Als u nu intikt 1209 ziet u wie er op 12 september jarig zijn, dus onafhankelijk van het geboortejaar. Hieronder ziet u staan wie er op 13 september enz. jarig zijn.
  
• Per ongeluk afgerekend op een niet aangemelde medewerker.
  Bij het afsluiten wordt er gecontroleerd of er omzet geboekt is op een medewerker die niet in de dagbezetting staat. Er kunnen dan twee dingen aan de hand zijn.

1. Er is afgerekend op een medewerker die vandaag niet gewerkt heeft. U kunt dan de betreffende afrekening wijzigen. Kies voor <Annuleer>. Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure >> Daggebruik >> Kasopmaak >> Dagoverzicht per onderdeel en per MW -- , kijk bij welke klant de verkeerde medewerker geboekt staat. Ga hierna naar het Klantenoverzicht naar de klant waarbij de verkeerde medewerker vermeld staat, druk op F6, ga naar de bewuste behandeling en kies <Wijzigen> en verander de medewerkerscode.  
   
2. Als deze medewerker wel aanwezig was vandaag, maar niet in de medewekersbezetting gezet is, b.v. omdat ze halverwege de dag ingevallen is voor iemand die ziek was geworden, Kies voor <Ja> en wijzig de dagbezetting door te kiezen voor: <Andere medewerker werkt wel> en deze medewerker alsnog in de dagbezetting te plaatsen.

• Overzicht verloren klanten is uitgebreider.
  Op dit overzicht, dat u iedere dag met het opstarten op uw scherm kunt krijgen, staan nu ook het aantal keren dat de klant het laatste jaar en totaal bij u geweest is en ook de bestedingen van deze klant.
  
• Het zoeken van artikelen in de artikellijst.
  Veel gehoorde vraag bij de HelpDesk: “Ik wil de prijs van een artikel wijzigen, maar ik kan hem niet vinden”. Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Basisgegevens Invullen/Wijzigen>> Prijslijst Maken>> Artikelen>> --. Boven in het scherm ziet u nu de leveranciers. Door op de juiste leverancier te klikken kreeg u een lijst van de artikelen van deze leverancier. Vaak gebeurde het dat een gebruiker zoveel leveranciers had, dat de gezochte buiten beeld was. Niet te vinden dus… Nu ziet u als bovenste “leverancier”  <alle leveranciers> staan. Hierbij staan dus ook alle artikelen die u hebt. Dus u kunt nu zoeken per leverancier en bij alle leveranciers. Het de hoogte van het schermgedeelte waar de leveranciers in staan wordt ook automatisch aangepast aan het aantal leveranciers. En nog veel gemakkelijker.... gebruik de barcodescanner en u staat direct bij het juiste artikel.
  
• Stickers printen.
  U kunt nu aangeven in welke kolom en welke rij op het stickervel u wil dat het printen begint.
  
• Snel wisselen tussen "even een overzicht inzien" en afrekenen.
  U herkent dit vast wel: u hebt even 5 minuten om een aantal zaken te raadplegen. U hebt net een overzicht op het scherm staan en er komt een klant bij de balie om af te rekenen. Vanaf nu kunt u heel snel naar het daggebruikscherm om de afrekening te doen; druk even op <Esc>, u komt in het menu van waaruit u het overzicht opgestart hebt, druk op a (dit staat aangegeven in het sneltoetsenscherm) en u zit direct in het daggebruikscherm. Afrekening klaar? Druk weer op <Esc>. U bent terug in een menu. Druk op z en u bent weer terug in het menu van waaruit u zojuist een overzicht hebt gemaakt. Ook kunt u vanuit dit menu snel naar uw favoriete overzichten.
  
• Kassalade open of dicht bij pinbetalingen.
  Bij -- Hoofdmenu PC-Coiffure>> Management>> Vaste Instellingen>> Daggebruik Instellingen -- kunt u een vinkje plaatsen als u wilt dat de kassalade bij een pinbetaling open gaat. Als u wilt dat de lade dicht blijft bij een pinbetaling, dan haalt u het vinkje weg.
  
• Afspraken op de kassabon.
  Als u tijdens het afrekenen een afspraak maakt voor de volgende keer wordt deze afgedrukt op de kassabon. Dit was al zo in de vorige versie. Vanaf deze versie wordt altijd de eerst volgende afspraak (uiteraard mits deze er is) op de kassabon afgedrukt. Ook nieuw is de mogelijkheid om, als een klant meerdere afspraken gemaakt heeft, hiervan een bon (geen kassabon) af te drukken op de kassabonprinter. Druk hiervoor bij de betreffende klant op <F11>, druk op <Enter> en kies <Afdrukken>. De afspraken worden nu op een bon afgedrukt. Gemakkelijk als geheugensteuntje voor uw klant.
  
• Help alleen als er Help is.
  Bovenstaande zin lijkt wat cryptisch, maar betekent dat er in het Sneltoetsenscherm alleen "F1 = Help" staat als er ook een Helptekst aanwezig is.
  
• Lange straatnamen in het klantenoverzicht.
  Lange straatnamen worden in het klantenoverzicht nu goed weergegeven.
  
• Bij het afsluiten worden gedeeltelijke afrekeningen en recepten van klanten die in het wachtbestand staan bewaard.
  U hebt bij een klant alvast een gedeelte van hetgeen hij of zij af moet rekenen ingevoerd en hebt hem of haar daarna, door op <Esc> te drukken, weer in het wachtbestand terug gezet. Als u daarna, om welke reden dan ook, even PC-Coiffure af moest sluiten en daarna PC-Coiffure weer opstarte, stond de klant nog steeds in het wachtbestand, maar de afrekening was verdwenen. Vanaf nu blijft deze voorbereide afrekening bewaard. Ditzelfde geldt ook voor recepten.
  
• Sneller werken onder Windows ME en Windows XP.
  Onder Windows ME en XP duurde vooral het opstarten van PC-Coiffure veel langer dan met Windows 95 en 98. Dit is verbeterd en werkt nu minimaal net zo snel als Windows 95-98.
  
• Tot slot: een controle-overzicht op behandelingen zonder onderdeelkaarten.
  In een beperkt aantal gevallen ontdekten wij dat er gebruikers zelf behandelingen toegevoegd hadden, maar vergeten waren om in deze behandeling onderdeelkaarten toe te voegen. Hierdoor rekent u wel een behandeling af, maar u kunt niet aangeven wie deze behandeling gedaan heeft en er wordt dus geen werktijd bij een medewerker vastgelgd. Hierdoor gaat uw overzicht van effectiviteit de mist in. Als u vermoedt dat dit ook bij u wel eens het geval zou kunnen zijn, ga dan naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure >> Management >> Overzichten >> Rapporten >> Behandelingen >> Kaarten zonder Onderdelen --. Als u het rapport op uw scherm hebt, en er staan geen behandelingen op, dan is bij u alles OK. Staan er wel behandelingen op, dan ontbreken bij deze behandelingen de onderdelen. U kunt deze dan alsnog toevoegen. Ga naar -- Hoofdmenu PC-Coiffure >> Management >> Basisgegevens invullen/Wijzigen >> Prijslijst maken >> Behandelingen >> Behandelkaarten. Ga naar de betreffende behandeling(en), druk op <Enter> en kies <Wijzigen>. Bij ieder veld in het volgende scherm vindt u een uitgebreide helptekst die u op kunt roepen door op <F1> te drukken.

Terug